L'archivio

Clicca Archivio, in alto a destra.

Di lato o a pagina intera

L'archivio si apre di lato, sopra la griglia:

Clicca Pagina intera per vederlo a tutta finestra, con più colonne:

Riduci lo rimette di lato. Il programma si ricorda come l'hai lasciato. Per chiudere l'archivio clicca ✕, oppure premi Esc.

In alto ci sono quattro schede: Piani, Scadenze, Debitori, Banche. Il numero accanto dice quanti ce ne sono.

Piani

Ogni riga è un piano emesso:

Cercare. Scrivi nella casella in alto: nome del debitore, beneficiario, banca o numero di contratto.

I filtri rapidi. Sotto la ricerca ci sono le pillole. Cliccane una per vedere solo quei piani; il numero dice quanti sono:

• Tutti
• In corso: hanno ancora cambiali da incassare
• Scadenze entro 30 giorni: una cambiale scade nel prossimo mese, o è già scaduta
• Con insoluti: almeno una cambiale non pagata
• Saldati: niente più da incassare
• Emessi questo mese

Ricerca e filtro lavorano insieme.

Segnare un pagamento. Clicca la riga del piano: si aprono le sue cambiali. Per ognuna scegli lo stato dall'elenco: emesso, pagato, insoluto, annullato.

Riapri rimette il piano nella griglia: per ristamparlo, o per farne uno simile cambiando due dati.

Elimina toglie il piano dall'archivio. Il pulsante diventa rosso e dice Conferma: cliccalo entro qualche secondo per eliminare davvero. Se non lo clicchi, torna com'era. Non si torna indietro.

Esporta, a destra dei filtri, salva in un file i piani che stai guardando, con la ricerca e il filtro di adesso. Vedi Esportare in Excel o CSV.

Le scadenze

Qui ogni riga è una cambiale, in ordine di scadenza, con il telefono del debitore. Serve a sapere cosa scade e a chiamare prima che una cambiale diventi un insoluto.

1. 01
   Clicca la scheda Scadenze. Si apre sul mese in corso.
2. 02

   Scegli il periodo:

   • Questa settimana: da oggi ai prossimi sei giorni;
   • Questo mese, Il mese prossimo;
   • Scadute senza esito: già scadute, e né pagate né insolute. Sono quelle da controllare per prime;
   • Tutte;
   • Mese: un mese a scelta, per esempio aprile dell'anno prossimo.
3. 03
   Se serve, sotto i periodi scegli lo stato (da incassare, pagate, insolute) e la finanziaria.

Sopra l'elenco leggi i conti del periodo: quante cambiali, per quanto, quante ancora da incassare, quante pagate e quante insolute.

Su ogni riga:

La ricerca, in alto, cerca per debitore, finanziaria, contratto o banca.

Hai chiamato il debitore? Clicca la riga della cambiale: sotto compare un campo per la nota.

1. 01
   Scrivi cosa ti ha detto, per esempio paga il 10.
2. 02
   Clicca L'ho sentito oggi: la nota si salva con la data di oggi. Salva la nota la salva e basta, senza la data.

Sotto il nome del debitore compaiono la data e la nota: chi guarda dopo, anche da un altro PC dell'ufficio, sa già a che punto sei.

La stessa nota su tutte le sue cambiali. Vale per tutto il debitore? Per esempio in causa, non chiamare. Scrivila nel campo e clicca Su tutte le sue cambiali, poi Conferma. La nota va su tutte le cambiali del debitore, anche su quelle già pagate, e prende il posto delle note che avevano.

Le scadute senza esito

Le cambiali scadute che non sono né pagate né insolute sono quelle da controllare. Spesso però sono solo pagate: la banca avvisa degli insoluti, non dei pagamenti.

Nel periodo Scadute senza esito c'è una barra:

1. 01
   Scrivi dopo quanti giorni, senza notizie dalla banca, una cambiale scaduta è pagata. Il programma propone 15; scegli i giorni che la tua banca impiega a mandarti gli insoluti. Il numero vale per tutto l'ufficio.
2. 02
   La barra dice quante cambiali sono scadute da più di quei giorni.
3. 03
   Clicca Segna pagate, poi Conferma: diventano tutte pagate.

Gli insoluti della mandante

La mandante ti manda gli insoluti in una tabella, di solito dentro una mail: pratica, cliente, scadenza, numero della cambiale, facciale, spese. Non serve cercarle una per una.

1. 01
   Nella scheda Scadenze clicca Importa insoluti, in alto a destra.
2. 02
   Nella mail seleziona la tabella, intestazione compresa, e copiala con Ctrl+C (sul Mac ⌘+C).
3. 03
   Incollala nel riquadro con Ctrl+V (sul Mac ⌘+V) e clicca Leggi la tabella. Se te l'hanno mandata come file, clicca Scegli il file.
4. 04
   Guarda Le colonne: il programma le abbina dai nomi (Pra, CLIENTE, Scadenza, CAM_NUMERO, FACCIALE, SPESE…). Se ne sbaglia una, sceglila tu.
5. 05
   Guarda Cosa succede: per ogni riga, la cambiale che il programma ha trovato in archivio.

1. 06
   Clicca Segna: il pulsante dice quante ne segna.

Il programma cerca la cambiale con la pratica (il numero di contratto) e il numero della cambiale; se mancano, con la scadenza e la pratica, o con la scadenza e il debitore. Se l'importo della tabella non è quello in archivio, lo dice sotto la riga.

Sopra l'elenco delle scadenze, accanto alle insolute, leggi quanto c'è da recuperare: importi e spese insieme.

Esporta salva in un file le cambiali che vedi. In Excel c'è anche il foglio Calendario: un mese per riga, con quante cambiali scadono, per quanto, e quante sono ancora da incassare.

Quando apri il programma, se questa settimana scadono cambiali da incassare, il messaggio in basso te lo dice.

Debitori e Banche

Qui trovi le schede di tutti i debitori e di tutte le banche.

I filtri rapidi: Con piani (usati almeno una volta), Senza piani, e le province (per i debitori) o gli istituti (per le banche) più frequenti.

Su ogni riga:

• Usa porta la scheda nella griglia e chiude l'archivio.

• Modifica apre i campi per correggerla. Scrivi, poi clicca Salva. I controlli sono quelli della griglia: un codice fiscale sbagliato, per esempio, non passa. Qui ci sono anche il telefono, l'email e la nota fissa del debitore, che non vanno sulla cambiale. Telefono ed email servono per chiamarlo quando una scadenza si avvicina. La nota fissa, per esempio chiamare dopo le 18, va da sola su ogni cambiale dei suoi piani nuovi, se nella griglia la Nota resta vuota.

  

• Nota alle cambiali c'è solo per chi ha dei piani. Apre un campo, già compilato con la sua nota fissa. Scrivi la nota, clicca Scrivi su tutte, poi Conferma. La nota va su tutte le cambiali già emesse del debitore e prende il posto di quelle che avevano.
• Elimina toglie la scheda, con la stessa conferma dei piani. I piani già emessi restano, con il loro nome.

Per aggiungere una scheda a mano clicca Nuovo debitore o Nuova banca, in alto a destra.

Importare da un file (CRM, Excel)

Hai già i tuoi clienti in un altro programma, per esempio un CRM o il gestionale? Non serve riscriverli. Fai uscire dal programma un file CSV o Excel con l'elenco, e importalo.

1. 01
   Apri l'archivio, scheda Debitori (o Banche).
2. 02
   Clicca Importa, in alto a destra. L'archivio va a pagina intera.
3. 03
   Clicca Scegli il file e scegli il tuo file. La prima riga deve avere i nomi delle colonne: Cognome, Codice fiscale, Città…

1. 04

   Guarda Le colonne. Per ogni campo di Effetto c'è la colonna del file da cui prenderlo. Il programma le abbina da solo, dai nomi; se ne sbaglia una, sceglila tu dall'elenco. A destra vedi il primo valore che ci finirà dentro. Se il file ha già le colonne di Effetto, te lo dice: non c'è niente da sistemare.

   • Cognome e nome in due colonne? Scegli Cognome e poi, nell'elenco accanto, e poi Nome.
   • Un campo che il file non ha? Lascia — non importare —.
2. 05
   Guarda Cosa succede: ogni riga del file, con quello che le capiterà.

Clicca una pillola per vedere solo quelle righe. I controlli sono gli stessi della griglia. Un CAP come 181, che Excel ha accorciato, torna 00181 da solo. 6. Clicca Importa. Il pulsante dice quante schede scrive.

Il programma dice quante schede ha aggiunto e aggiornato. Niente viene scritto prima di questo clic: se cambi idea, clicca Torna all'elenco.

Il file te lo prepara qualcun altro? Clicca Salva un modello, in fondo alla riga di Scegli il file: Effetto scrive un file con le colonne giuste e una riga d'esempio. Mandalo a chi ti tiene il CRM e digli di riempirlo così: un file fatto in quel modo rientra senza toccare niente. Se lo salvi in Excel, c'è dentro anche un foglio Istruzioni con tutte le regole, scritte per chi lo deve preparare.

Lo fai spesso con lo stesso file? Dopo aver sistemato le colonne, scrivi un nome sotto l'elenco dei campi, per esempio Clienti dal CRM, e clicca Salva abbinamento. La prossima volta, se il file ha le stesse colonne, il programma le abbina da solo così. Da Usa un abbinamento salvato… lo scegli a mano; da Elimina un abbinamento… lo togli.

Esportare in Excel o CSV

Per portare i dati in Excel, al commercialista o nel tuo CRM:

1. 01
   Apri l'archivio, sulla scheda che ti serve.
2. 02
   Clicca Esporta, in alto a destra.
3. 03

   Scegli dove salvare il file e, in basso nella finestra, il tipo:

   • Excel (.xlsx): per aprirlo e guardarlo. Gli importi restano numeri, si possono sommare.
   • CSV (per il CRM): per caricarlo in un altro programma.
4. 04
   Clicca Salva. Il programma dice quante righe ha scritto, e dove.

Cosa c'è nel file:

• Piani: una riga per ogni cambiale, con debitore, codice fiscale, beneficiario, contratto, banca, ABI, CAB, importo, scadenza e stato. Solo i piani che vedi: ricerca e filtro contano. In Excel c'è anche un secondo foglio, Piani, con una riga per piano.
• Scadenze: una riga per cambiale, con il telefono del debitore; in Excel anche il Calendario dei mesi. Vedi Le scadenze.
• Debitori e Banche: tutte le schede, con quanti piani ha ognuna.

I file dei debitori e delle banche si possono reimportare: hanno le stesse colonne che Importa riconosce, quelle del modello. Sono sempre le stesse, e non cambiano da una versione all'altra: chi deve scrivere un file per Effetto, o leggere quelli che Effetto scrive, può contarci.

Il backup

Tutto l'archivio sta in un solo file, cambiali.sqlite, nella cartella:

Per aprirla: premi Windows + R, scrivi %APPDATA%\it.msworks.cambiali e premi Invio. Copia quel file su una chiavetta, ogni tanto, con il programma chiuso.

Sul Mac la cartella è questa:

Per aprirla: nel Finder premi ⇧+⌘+G, scrivi quel percorso e premi Invio.